Audit de votre parc d'impression

L'audit est une expertise aboutissant à un rapport de situation de l'instant présent de votre parc d'impression. Cela passe par un contrôle interne et externe de vos impressions, l'organisation de votre workflow documentaire ainsi que sur vos procédures d'impression. Un audit permet d'avoir une visibilité réelle des coûts de votre parc d'impression, de ses fonctionnalités et des axes d'améliorations possibles en fonction des besoins utilisateurs.

Les objectifs
de l'audit

Connaitre la globalité des coûts
de votre parc d'impression.

Le prix d'achat de matériel est seulement un des éléments constituant le budget d'impression de votre entreprise. Pour voir sa totalité, il faut prendre en compte les coûts liés aux consommables et leur stockage, service de maintenance et réparation.

Évaluer en amont les besoins
des utilisateurs.

Votre parc d'impression doit répondre aux besoins métiers et, à la fois, prévenir son utilisation excessive. La connaissance d'usage permet de déterminer le nombre et le type de périphériques nécessaires pour assurer la fluidité de travail et aussi mettre en place la politique de l'impression pour éviter l'usage abusif.

Mettre en place la politique
d'impression (optimiser -
économiser - améliorer).

La mise en place de workflow documentaire réduit l'impression au strict nécessaire en favorisant la dématérialisation. Le réglage des paramètres de l'impression en recto verso et noir et blanc en mode par défaut permet de faire des économies considérables.

Optimiser et maîtriser son futur
budget d'impression.

La proposition de votre nouveau parc d'impression comporte plusieurs options de gestion, et notamment le financement de vos projets. En fonction du budget souhaité, vous pouvez profiter des solutions d'achat ou de leasing avec différentes options de contrat, consommables et/ou services inclus. Cela vous permet d'avoir un budget prévisible sur le court, le moyen et le long terme.

Évoluer vers une performance
optimale de votre parc
d'impression.

Avec la mise en place de votre nouvelle solution, vous profitez d'un outil de supervision de votre parc d'impression. Il vous permet de suivre l'évolution des comportements utilisateurs en fonction de la politique d'impression retenue. Vous pouvez ainsi faire évoluer votre parc en rééquilibrant les charges entre les machines en sur et sous-consommation.

Maîtriser et surveiller le budget
d'impression.

Vous profitez d'un reporting détaillé concernant les volumes et types d'impressions, le réapprovisionnement automatique des cartouches, ainsi que l'état des périphériques. Toutes ces informations vous offrent une maîtrise et un contrôle de votre budget d'impression.

Pour information :

Le coût d'impression moyen dans les entreprises françaises représente entre 1 et 3 % de leur CA. Il constitue en moyenne 12,5 % du budget IT total*. Seulement 3 % des PME connaissent leurs coûts d'impression. 77% de sociétés déclarent que les systèmes d'impression jouent un rôle important pour le bon fonctionnement d'entreprise. (*Source IDC, 2016)

Phases types
d'un audit

L'analyse physique est effectuée à l'aide d'un logiciel capable de mesurer tous les paramètres importants de votre parc d'impression :

1

Quantités et caractéristiques des matériels existants afin d'optimiser leur nombre en fonction des besoins de votre entreprise. La connaissance des caractéristiques permet une meilleure interprétation des données puisque l'usage de consommables ou la performance de l'exploitation dépend aussi de ses propriétés.

2

Détails de la volumétrie des impressions, numérisations, photocopies et fax. Ces données sont indispensables pour la conception de votre futur parc d'impression puisqu'elles apportent les informations concernant l'usage et le comportement actuel de vos utilisateurs.

3

Répartition de la volumétrie de travail par périphérique afin d'adapter la performance des futurs matériels aux besoins des utilisateurs.

4

Typologie des impressions A4 et A3, NB, couleur, facilite la mise en œuvre de la politique d'impression et le choix des périphériques les plus adaptés.

5

L'étude des pratiques du traitement des documents, nombre de scans et de fax permet d'affiner le choix de votre futur parc d'impression.

6

Problèmes techniques récurrents afin de vous proposer les options de maintenance adaptées (hotline, réparation sur site, maintenance préventive).

Les informations recueillies sont analysées par nos experts. Cette démarche est accompagnée par la mise en place de priorités définies par l'entreprise afin d'analyser les facteurs clés d'optimisation du parc d'impression. L'expérience acquise de nos spécialistes au travers de leurs connaissances des organisations permet d'établir des préconisations et un chiffrage précis.

Les enjeux de ces analyses
et de ces préconisations :

Réduction des coûts

Meilleure performance

Renforcement de la sécurité des données

Amélioration d'accessibilité et d'efficacité de l'impression

Gain de temps, d'espace

Augmentation du confort de travail

Usage écoresponsable

Diminution du TCO global

Économie d'énergie

Réduction de l'empreinte carbone

L'accompagnement par nos spécialistes vous permet de profiter d'une expertise professionnelle tout en bénéficiant de leurs savoir-faire en matière de solutions d'impression.

Ils vous guident vers la solution la plus pertinente et ce en fonction des résultats de l'audit, des besoins exprimés par les utilisateurs et bien évidemment sous validation de la direction de l'entreprise.