Les collaborateurs de l'entreprise impriment régulièrement des documents : rapports, factures, devis, comptes-rendus et autres photos et images. Dans le cas où l'imprimante est partagée entre plusieurs utilisateurs, il est impératif d'installer un serveur d'impression interne qui va permettre la gestion sous forme de file d'attente des fichiers en attente.
Le serveur d'impression interne est un composant électronique interne qui :
- reçoit les ordres d'impression de plusieurs ordinateurs reliés au réseau ;
- dépose les fichiers dans une file d'attente ;
- sélectionne leur ordre de passage dans l'imprimante ;
- lance les impressions.
Il permet ainsi à chaque collaborateur de lancer l'impression de son ou de ses fichiers et de poursuivre son travail sans attendre.
Le serveur d'impression interne classe tout simplement les documents lancés à l'impression par ordre d'arrivée dans sa mémoire. Il possède une interface de gestion qui permet de contrôler les documents en attente, de vérifier leur ordre de passage et d'éventuellement annuler un document dont l'impression a été lancée par erreur.
En installant un serveur d'impression interne, l'entreprise peut ainsi gérer, depuis une seule machine dédiée à l'impression, l'ensemble des documents tout en libérant de la place sur le réseau.
Géré par une connexion Ethernet, le serveur d'impression interne s'installe dans un ordinateur qui est, de préférence, dédié à l'ensemble des impressions. Il est ainsi relié au réseau par une prise RJ45 ou en Wifi et possède de nombreux protocoles d'impressions adaptés tels que LPD/LPR, IPP, NetBios, App Socket ou IPX/SPX.
Cette option possède l'avantage de ne pas dépendre d'un réseau Wifi susceptible d'être parfois difficile d'accès du fait de la connexion sans fil. Il est donc installé dans un ordinateur et est relié par un câble Ethernet et une prise RJ45 à l'imprimante.
Choisir un serveur d'impression interne Wifi permet de s'affranchir d'un câble et de gérer à distance l'impression générale des documents. Il est recommandé si le PC contenant le serveur interne ne se trouve pas à proximité de l'imprimante, à condition que le signal Wifi soit stable et suffisamment puissant.
Le prix de ce serveur varie entre 60 et un peu plus de 500 euros selon le type de serveur choisi. Le premier prix est adapté à une utilisation domestique où seuls deux ordinateurs sont reliés à l'imprimante. L'entreprise devra, quant à elle, choisir un modèle de serveur d'impression interne adapté au nombre d'impressions moyennes par jour et de postes connectés.