1 Choisir sa capacité de stockage pour la GED
Pour cela, un logiciel dédié doit être installé au sein des serveurs de l'entreprise ou une solution tout-en-un gérée depuis un cloud et sous abonnement peut également être souscrite. Afin de bien évaluer les besoins en termes de quantité d'hébergement et espace de stockage, faisons le point sur les documents à mettre dans la GED.
Il est aujourd'hui fréquent qu'une entreprise choisisse un abonnement à une plateforme de gestion de la GED au lieu de développer elle-même son propre logiciel, à la fois très coûteux en temps passé et en argent. S'il existe encore des logiciels à installer dans les serveurs de l'entreprise, ceux-ci sont généralement remplacés par des solutions tout-en-un disponibles dans le cloud qui permet de sécuriser les documents mis dans la GED et d'y avoir accès H24 et 7j/7.
L'abonnement à une plateforme de GED nécessite d'avoir une réflexion sur l'espace de stockage qui devra être mis à disposition. Plus celui-ci est élevé, plus le coût de l'abonnement augmente. Il est donc utile de mener une réflexion sur les documents que l'on va choisir d'intégrer dans la GED et ceux que l'on va conserver soit en format papier, soit en format numérique stocké de façon locale dans ses propres serveurs.
2 Comment sélectionner les documents à destination de la GED ?
Il est important, afin de ne pas sous-estimer ou surestimer ses besoins en stockage de passer par différentes étapes qui viendront valider les besoins réels de l'entreprise. Il est important de nommer un responsable de la GED qui collectera l'ensemble des besoins de chaque service et fera ensuite le point sur la nécessité ou pas de l'intégration dans la GED.
L'entreprise ne doit pas prendre uniquement en compte l'espace de stockage des pièces, mais également le temps passé par les collaborateurs dans la numérisation, le classement, l'indexation, la gestion des droits d'accès en consultation, les autorisations de modification et de suppression des fichiers, la mise en place de la signature électronique et l'archivage électronique.
Plus les documents seront nombreux plus le coût de la mise en place de la GED sera élevé, en plus, bien évidemment, des frais de l'abonnement basés sur le nombre de Tera (To) mis à disposition.
Ressources humaines et la GED
Le services des RH est impacté par la mise en place de la GED. Ainsi le service peut-il mettre en sécurité :
- contrats de travail internes et avenants
- contrats de travail en intérim
- fiches de paie
- rapport de visite médicale
- notes de frais
- rapports d'entretien annuels
- courriers importants
- déclarations de charges sociales
- rapports du comité d'entreprise, CHSCT, etc
La GED et le service financier et administratif
La GED joue ici un rôle majeur avec la conservation de documents très importants pour l'entreprise, participant à l'histoire de celle-ci. On trouve ainsi :
- actes de vente et d'achat des murs, fonds de commerce, acquisition d'autres entreprises
- brevets et dossiers INPI
- documents bancaires et financiers
- prises de participation et documents boursiers
- photos de l'entreprise à son origine et d'événements importants
- etc
Les services achat et commercial
La GED est généralement fortement sollicitée par les services achat et commercial. La création de factures, d'avoir ou de devis nécessite un stockage soigneux afin de retrouver facilement un document sans perte de temps.
Peuvent également s'ajouter les échanges entre un fournisseur et le service achat avec la copie d'un contrat d'approvisionnement. Le service commercial y déposera les contrats passés avec les clients, les marchés remportés et tout autre élément pouvant être utile ultérieurement.
La comptabilité et la GED
Les documents comptables comme les bilans sont généralement stockés dans le coffre-fort numérique de l'entreprise, mis à disposition par la GED. Il s'agit ici d'une procédure de sécurisation et de création d'une copie fiable garantie par certification, authentification, horodatage et signature électronique.
Les autres documents peuvent être insérés dans la GED classique et être accessibles uniquement à certaines personnes de l'entreprise.
Le service logistique et livraison
Généralement moins concerné par la GED, le service logistique et livraison ne conserve généralement que peu de temps les bons de livraison. Ceux-ci peuvent être mis dans la GED, mais feront l'objet d'une suppression régulière passé un temps défini par le service concerné.